個人情報保護方針

本プライバシーポリシーでは、当社が扱う個人データおよび関連用語の定義を以下の通り説明します。用語の明確化はデータ処理の透明性と利用者の理解促進のために重要です。

LegalFNotary は、サービス提供およびサイト運営のために必要な範囲で利用者情報を収集します。収集するデータは目的に照らして最小限とし、適切に管理します。

利用者が当社に直接提供する情報は、主に以下の目的で収集されます。正確な手続きの遂行と連絡、本人確認、法的要件への対応です。

• 氏名、生年月日、性別などの本人識別情報（公的書類の確認のため）。
• 連絡先情報（メールアドレス、電話番号、住所）および依頼に関連する郵送先。
• 本人確認書類の情報（運転免許証、在留カード、パスポートなどの写し。当該情報は法令に基づく本人確認に使用します）。
• 案件に関する書類・契約書類・委任状など、手続き遂行に必要な書類データ。
• 相談内容や事案の詳細情報（手続きの評価および対応方針の決定のため）。
• 請求・支払に関する情報（請求書発行、会計処理のための必要事項）。

当サイト訪問時およびサービス利用時に、システムで自動的に収集されるデータは、サービスの改善、障害対応、セキュリティ強化、利用状況の分析に用います。

• IPアドレス、ブラウザ種類、OS、アクセス日時などの接続ログ情報。
• サイト内の閲覧履歴、ページ遷移、クリック情報などの利用行動データ（匿名化した形で分析することがあります）。
• デバイス識別子やクッキーによる識別情報（利用者の設定により制御可能）。
• サーバーログに記録されるエラー情報やパフォーマンス指標。
• セキュリティ目的でのアクセス制御情報（不正アクセス検出や保護のため）。
• フォーム送信のメタデータ（送信日時、送信元情報など）。

当社は業務委託先や正当な法的要請に応じて第三者からデータを受領することがあります。第三者から提供される情報についても適切に取り扱います。

• 外部の本人確認サービスからの確認結果（本人確認の一部として利用）。
• 支払処理業者や会計事務所からの決済・請求関連情報（請求処理のため）。
• 法令に基づく照会への対応として公的機関から提供される情報。

収集したデータは、以下に示す具体的な目的の範囲内で取り扱います。目的外利用は原則行わず、必要な場合は事前に通知または同意を求めます。

• 公正証書作成や書類認証などの法的手続き支援およびこれに付随する連絡。
• 本人確認手続きおよび身元照会の実施（マネーロンダリング対策および身元確認のため）。
• 請求・支払処理、会計および税務処理に関する処理。
• 問合せ対応、相談履歴の管理、提供サービスの改善のための分析。
• 法令に基づく届出や公的機関への対応、係争対応に必要な場合のデータ提供。
• サイトの運営・保守、セキュリティ対策、不正利用の監視。
• 利用者への重要なお知らせや手続きに関する連絡。
• マーケティングやイベント案内（同意がある場合に限定）。

当社は、個人データの処理にあたり適用される法的根拠を明確にします。処理は、契約履行、法的義務の履行、正当なメリットの遂行、利用者の同意などに基づいて行います。

• 契約の履行：利用者がサービスを依頼した場合、その履行に必要な処理。
• 法的義務の遵守：本人確認や会計保存等、法令で定められた義務に基づく処理。
• 正当なメリット：不正防止、システム運用、業務改善など当社の正当なメリットを実現するために必要な処理（利用者の権利メリットを不当に害しない範囲で実施）。
• 同意：マーケティング連絡など、事前に明確な同意を得た処理。

当社は業務上必要な範囲で以下のような第三者とデータを共有します。共有先は目的と安全性を考慮して選定し、適切な契約や技術的対策を講じます。

• 業務委託先（IT運用、データ保管、決済処理、会計・税務処理など）。
• 公的機関や裁判所、捜査機関など法令に基づく開示要求に応じる場合。
• 専門家（弁護士、公証人補助者、税理士等）との共同作業のための必要最小限の情報提供。
• 合併・事業譲渡等に伴う事業継承先（その際は適切なデュー・ディリジェンスと通知を行います）。
• 外部の分析サービス提供者（匿名化・集計された形で共有することがあります）。
• 利用者が明示的に同意した第三者へのデータ提供。

個人データの安全管理のため、当社は技術的および組織的な対策を実施しています。不正アクセス、紛失、漏えい、改ざん等のリスクを軽減するための措置を継続的に見直します。

• アクセス制御：権限管理、二要素認証の採用、最小権限の原則に基づく運用。
• 技術的対策：暗号化（保存・通信時の適用）、定期的な脆弱性診断、ファイアウォールや侵入検知の導入。
• 組織的対策：従業員の研修、秘密保持契約、委託先の監督および契約上の安全要件。

利用者は自身の個人データに関して、アクセス、訂正、削除、処理制限、異議申し立て、データ受領等の権利を有します。請求は手続きに従い迅速に対応します。

• 開示請求（当社が保有する当該個人データの利用目的および内容の開示）。
• 訂正請求（不正確な情報の訂正）。
• 削除請求（法的義務や正当な理由がある場合、または同意撤回に基づく対応）。
• 処理制限請求（処理の一時停止を求める場合）。
• 異議申立て（正当な理由に基づいて個人データの処理に異議を唱える場合）。
• データポータビリティ（構造化された一般的に利用される機械可読な形式でのデータ受領）。
• 同意の撤回（マーケティング等、同意に基づく処理の撤回）。
• 苦情申立て（監督機関への苦情申立て手続きの案内を含む）。

• 透明性の確保：処理目的、保管期間、連絡先情報の明示。
• データ主体の権利尊重：アクセス、訂正、削除、処理制限、異議、移植性への対応。
• データ保護影響評価（DPIA）：高リスク処理がある場合は影響評価を実施し、リスク低減策を講じます。
• 越境移転に関する保護措置：標準契約条項や適切な保護措置の採用を検討・実装します。

GDPRに基づく権利行使や苦情は、当社窓口にご連絡ください。対応の結果に不満がある場合、EU域内の監督当局へ苦情を申し立てる権利があります。

LegalFNotaryは、18歳未満の未成年者から意図的に個人情報を収集することは行いません。未成年者の代理人として書類や認証が必要な場合は、保護者または法定代理人の同意と身分確認書類の提出を求めます。必要に応じて本人確認手続きや追加の説明を行い、不正利用を防止します。

当ウェブサイトには外部の法務、経営、行政サービスに関する第三者サイトへのリンクを含むことがあります。これらのリンク先のプライバシー慣行やコンテンツは当事務所の管理外であり、リンク先で収集された情報や利用方法についてはそれぞれの第三者のプライバシーポリシーをご確認ください。LegalFNotaryは第三者サイトの内容や慣行について責任を負いません。

当事務所は必要に応じて本プライバシーポリシーを見直し、改定することがあります。重要な変更がある場合は、ウェブサイト上での告知または登録済み連絡先への通知を行います。改定後は更新日を明記し、利用者が変更点を確認できるよう努めます。改定内容は業務運用や法令への適合を踏まえた合理的な範囲で行います。